Zásady zpracování osobních údajů

obchodní společnosti Hideout Gym s.r.o., IČO: 21383511, se sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 400915 pro pronájem posilovny prostřednictvím webové stránky hideoutgym.cz

Úvodní ustanovení a vymezení základních pojmů
1. „Zásadami“ se rozumí tyto zásady o zpracování osobních údajů.
2. „Provozovatelem“ nebo „Správcem“ se rozumí obchodní společnost Hideout Gym s.r.o., IČO: 21383511, se sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 400915, která provozuje soukromé posilovny na adresách: U Studánky 587/10, 170 00 Praha 7 – Holešovice; Nová Ulice 1401, 779 00, Olomouc.
3. „VOP“ se rozumí Všeobecné obchodní podmínky Provozovatele dostupné na následujícím odkazu Všeobecné obchodní podmínky
4. „Klientem“ se rozumí subjekt (fyzická nebo právnická osoba) uzavírající smlouvu o nájmu s Provozovatelem, a to bez ohledu na to, zda je spotřebitelem či podnikatelem.
5. „Nájemní smlouvou“ se rozumí smlouva o nájmu uzavíraná mezi Provozovatelem na straně pronajímatele a Klient na straně nájemce, v níž je předmětem nájmu posilovna zvolená Nájemcem z posiloven uvedených v odst. 1.2 těchto Zásad, a to v souladu s VOP.
6. „Nařízením“ se rozumí Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
7. „Obchodním sdělením“ se rozumí e-mailové zprávy či SMS odesílané Klientovi za účelem propagace služeb Provozovatele.
8. „Objednávkou“ se rozumí dokončená rezervace provedená Klientem kliknutím na příslušné tlačítko „REZERVOVAT A ZAPLATIT“ za účelem uzavření Nájemní smlouvy.
9. „Osobními údaji“ se rozumí jakékoli údaje o subjektu údajů (Klientovi), na jejichž základě jej lze identifikovat, ať již přímo nebo nepřímo.
10. „Webovými stránkami“ se rozumí webové stránky a podstránky Provozovatele, tedy hideoutgym.cz
11. „Uživatelem“ se rozumí jakákoliv fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, zejména pak Klient či potenciální Klient či jakýkoli jiný uživatel Webových stránek.
12. „Zpracovatelem“ se rozumí subjekt vykonávající pro Správce jakékoli činnosti zpracování osobních údajů, a to na základě smlouvy či jiného pověření Správcem.
13. „Subjektem údajů“ se rozumí Uživatel a/nebo Klient, jehož Osobní údaje jsou zpracovávány Provozovatelem v souladu s těmito Zásadami.
14. Účelem těchto Zásad je poskytnout Uživateli informace o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů Uživatelů a Klientů Provozovatelem.
15. Provozovatel je správcem Osobních údajů ve smyslu čl. 4 Nařízení.
Důvod a rozsah zpracování osobních údajů
1. Provozovatel zpracovává Osobní údaje ze zákonných důvodů, za účelem plnění smlouvy, a to zejména Nájemní smlouvy, jakož i z důvodů nezbytnosti zpracování Osobních údajů Subjektu údajů pro účely oprávněných zájmů Provozovatele.
2. Provozovatel je povinen vyžádat si souhlas Subjektu údajů ke zpracování Osobních údajů z jiného důvodu, než je uveden v odst. 2.1 těchto Zásad.
3. Provozovatel při zpracování Osobních údajů dodržuje zásady zpracování osobních údajů dle čl. 5 Nařízení, a to zejména za podmínek stanovených těmito Zásadami.
4. Provozovatel zpracovává tyto Osobní údaje:
  1. jméno a příjmení,
  2. kontaktní údaje Subjektu údajů (e-mail, telefonní číslo),
  3. fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb za službu),
  4. identifikační údaje podnikatele, případně identifikační údaje právnické osoby, jako je IČO, adresa sídla, spisová značka, pod níž je daný subjekt veden ve veřejném rejstříku, případně též DIČ,
  5. informace, které Subjekt údajů sdělí v rámci komunikace s Provozovatelem;
  6. IP adresa Uživatele,
  7. Kompletní nastavení cookies naleznete na stránce Nastavení cookies.
5. Provozovatel nezpracovává tyto kategorie Osobních údajů:
  1. osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci Subjektu údajů;
  2. genetické a biometrické údaje.
Účel zpracování osobních údajů
1. Veškeré informace o zpracovávání Osobních údajů v rámci webových stránek naleznete na na stránce Zpracování osobních údajů.
2. Provozovatel zpracovává Osobní údaje za účelem:
  1. registrace (založení) uživatelského účtu na Webových stránkách. Registrací uživatelského účtu je Uživatel oprávněn využívat výhod, které jsou v souladu s VOP s uživatelským účtem spojeny.
  2. vyřízení Objednávky (zpravidla prostřednictvím elektronického formuláře na Webových stránkách). K tomuto účelu zpracovává Provozovatel informace o návštěvě a chování na Webových stránkách. Tyto údaje může Provozovatel shromažďovat jako součást protokolu nebo pomocí souborů cookies nebo jiných technologií určených pro sledování.
    
    Tyto informace zahrnují:
    1. IP adresu Uživatele,
    2. datum a čas přístupu na Webové stránky;
    3. informace o internetovém prohlížeči, operačním systému či nastavení jazyka Uživatele;
    4. historii chování na Webových stránkách, zejména pak jaké odkazy na Webových stránkách Uživatel navštívil a k jakému účelu Webové stránky užíval. Tyto informace jsou však maximálně anonymizovány;
    5. informace o zařízení Uživatele, z něhož na Webové stránky přistupuje;
  3. zlepšení poskytování služeb Provozovatele, propagace služeb Provozovatele, a to osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, smluvních partnerů Provozovatele, které Provozovatel může vzájemně kombinovat s Osobními údaji, které Uživatel dobrovolně poskytne Provozovateli. Zejména jde o:
    1. demografické informace;
    2. IP adresy;
    3. cookies soubory;
      Provozovatel přijímá nezbytná opatření, aby zajistili, že třetí strany jsou ze zákona oprávněny k poskytnutí takových údajů.
  4. plnění povinností z Nájemní smlouvy;
  5. personalizované reklamy s tím, že Provozovatel spolupracuje s třetími stranami, aby spravoval a zobrazoval svou reklamu i na webových stránkách třetích osob;
  6. soutěží a dalších propagačních akcí na Webových stránkách a sociálních sítích Provozovatele spočívajících zejména v:
    1. provádění průzkumů;
    2. pořádání soutěží a jiných propagačních;
    3. na základě dobrovolné účasti Subjektu údajů v těchto akcích a průzkumech. Za tímto účelem může Provozovatel shromažďovat tyto Osobní údaje:
    4. jméno a příjmení;
    5. adresa;
    6. telefonní číslo a e-mailová adresa;
    7. uživatelské jméno uživatele;
      Tyto Osobní údaje, použije Provozovatel ke správě uvedených propagačních akcí, případně za účelem, specifikovaným v podmínkách dané propagační akce;
  7. poskytování obsahu a sdělení na sociálních sítích Provozovatele. Provozovatel má profil na Facebooku a Instagramu. Veškeré informace, sdělení nebo materiály, které Provozovatel prostřednictvím těchto sociálních sítí poskytuje, poskytuje také podle zásad zpracování osobních údajů příslušné platformy;
  8. registrace se k odběru obchodního sdělení (newsletteru), v němž Provozovatel zasílá se souhlasem jeho adresáta informace a nabídky k propagaci svých služeb či zboží; tento souhlas je adresát těchto obchodních sdělení oprávněn kdykoli odvolat, a to zejména kliknutím na odhlašovací odkaz v patičce každého takového newsletteru (e-mailové zprávy);
  9. zasílání obchodních sdělení (newsletteru) Uživatelům na základě oprávněného zájmu Provozovatele, dokud se Uživatel z odběru těchto obchodních sdělení neodhlásí proklikem v každém newsletteru (e-mailové zprávě)
  10. zasílání obchodního sdělení Uživatelům formou SMS na základě oprávněného zájmu Provozovatele, dokud se Uživatel z odběru těchto obchodních sdělení neodhlásí prostřednictvím e-mailové zprávy zaslané na e-mailovou adresu: info@hideout.cz. Proti zpracování Vašich osobních údajů na základě našich oprávněných zájmů můžete kdykoliv vnést námitku (blíže v části věnující se Vašim právům).
  11. komunikace se zákaznickou podporou Provozovatele e-mailem, pomocí kontaktního formuláře na Webových stránkách nebo na sociálních sítích Provozovatele za účelem vyřízení dotazu či jiného požadavku Uživatele;
  12. plateb kartou. Pro tento účel zpracovává Provozovatel údaje o platební kartě, a to pouze v tom rozsahu, z něhož je patrné výhradně to, že Klient platí kartou s tím, že údaje o platební kartě zpracovávají příjemci těchto údajů, kteří pro Provozovatele platbu zprostředkovávají.
Doba zpracování osobních údajů
1. Provozovatel zpracovává Osobní údaje v nezbytném rozsahu, a to po celou dobu trvání Nájemní smlouvy, jakož i po další dobu nezbytnou pro výkon práv a povinností vyplývajících z Nájemní smlouvy, zejména pak pro účely:
  1. uplatnění práv Uživatele z vadného plnění;
  2. uplatnění práv Provozovatele z Nájemní smlouvy, která nejsou dotčena dobou jejího trvání.
2. Doba pro zpracování Osobních údajů trvá 3 let po skončení Nájemní smlouvy, po celou dobu existence uživatelského účtu Uživatele na webových stránkách Provozovatele a nejdéle po dobu 3 let od zániku uživatelského účtu Uživatele na webových stránkách Provozovatele z důvodu ochrany zájmů Provozovatele.
Kamerový systém
1. Provozovatel dále upozorňuje Klienty, že v prostorách posilovny (předmětu nájmu dle Nájemní smlouvy) je umístěn kamerový systém, který monitoruje příslušné prostory, jakož i všechny osoby, které se v nich nacházejí.
2. Osobní údaje zpracovávané kamerovým systémem jsou zpracovávány v rozsahu zpracování obrazu a zvuku.
3. Právním základem pro zpracování osobních údajů kamerovým systémem je ochrana oprávněných zájmů Správce nebo třetích osob.
4. Účelem provozování tohoto kamerového systému je:
  1. ochrana práv a oprávněných zájmů Provozovatele (zejména pak všeobecná ochrana majetku Provozovatele);
  2. ochrana zdraví a majetku Klienta, jakož i dalších osob pohybujících se v těchto prostorách;
  3. prevence mimořádných událostí;
  4. získávání důkazního materiálu pro příslušné odpovědné orgány (soudy a Policie ČR v případě trestných činů, obecní úřady v případě řešení přestupků);
  5. získávání materiálu pro řešení pojistných událostí (s věcně příslušnou pojišťovnou);
5. Kamerový systém není provozován v prostorách, jako jsou sprchy, sociální zařízení a šatny;
6. Ke kamerovým záznamům mají přístup jen osoby pověřené a poučené Provozovatelem v souladu s těmito Zásadami.
7. Kamerové záznamy jsou pravidelně mazány každých 7 dnů.
Údaje zpracovávané pro účetní a daňové účely
1. Provozovatel zpracovává Osobní údaje rovněž za účelem plnění povinností uložených mu právními předpisy pro účetní a daňové účely.
2. Provozovatel je povinen archivovat účetní doklady a účetní záznamy (faktury) po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, k němuž se vztahují. Faktura obsahuje: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, či jinou identifikaci Subjektu údajů a podrobnosti o zakoupeném zboží nebo službě.
3. Provozovatel je rovněž povinen archivovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, v němž bylo plnění uskutečněno. Daňový doklad obsahuje: jméno, příjmení, e-mailovou adresu či jinou identifikaci Subjektu údajů a podrobnosti o zakoupené službě.
Opatření přijatá provozovatelem k ochraně osobních údajů
1. Provozovatel přijal následující technická opatření (s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování Osobních údajů i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro Uživatele) k ochraně Osobních údajů:
  1. pravidelná záloha dat Uživatele;
  2. aktualizace antivirových a jiných softwarových systémů;
  3. šifrování dat Provozovatele na serverech;
  4. kontrola přístupových hesel do informačních systémů, v nichž budou zpracovávány Osobní údaje, na úrovni jednotlivců.
2. Provozovatel přijal následující organizační opatření:
  1. zavázal mlčenlivostí své zaměstnance, jakož i další subjekty, které pro Provozovatele Osobní údaje zpracovávají nebo s Osobními údaji jinak přichází do styku;
  2. seznámil své zaměstnance s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních včetně principů ochrany Osobních údajů a proškolil je v oblasti pravidel bezpečného nakládání s Osobními údaji, zejména pak na pracovních zařízeních;
  3. zajistil, že přístupy do všech systémů jsou personalizovány a chráněny heslem.
Předávání osobních údajů třetím stranám
1. Provozovatel předává Osobní údaje svým obchodním partnerům nebo jiným třetím osobám, je-li to vyžadováno zákonem.
2. Provozovatel využívá pouze služeb prověřených zpracovatelů, s nimiž uzavřel písemnou smlouvu a které zavázal k ochraně Osobních údajů přinejmenším na takové úrovni jako je chrání sám podle těchto Zásad. Provozovatel využívá pouze zpracovatele z členských států Evropské unie, případně ze zemí prohlášených a uznaných za bezpečné nebo ze států, s nimiž jsou uzavřeny smluvní doložky dle čl. 46 Nařízení a kteří poskytují Osobním údajům úroveň ochrany srovnatelnou s úrovní ochrany dle Nařízení a českých právních předpisů.
3. Krom zpracovatelů dle předchozího odstavce poskytuje Provozovatel Osobní údaje třetím osobám, orgánům činným v trestním řízení či jiným orgánům veřejné moci:
  1. vyžaduje-li to zákon;
  2. v návaznosti na předchozí zákonnou žádost, výzvu či rozhodnutí orgánu veřejné moci;
  3. na vyžádání soudu v soudním řízení.
4. Provozovatel je rovněž oprávněn poskytnout Osobní údaje pojišťovnám v rámci řešení pojistné události. To se týká zejm. Osobních údajů zpracovávaných kamerovým systémem v souladu s těmito Zásadami.
Práva subjektu údajů
1. Subjekt údajů má právo požádat Správce o přístup k Osobním údajům a požádat o opravu, změnu, výmaz nebo omezení zpracování Osobních údajů tam, kde jsou nepřesné nebo byly zpracovány v rozporu s právními předpisy na ochranu osobních údajů.
2. Subjekt údajů má dále právo na přenositelnost Osobních údajů, vznést námitku proti zpracování Osobních údajů, odvolat souhlas se zpracováním Osobních údajů a právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování.
3. Subjekt údajů může uplatnit svá práva týkající se zpracování Osobních údajů na e-mailu info@hideout.cz, datovou schránkou, osobně či poštou na adresu sídla Správce.
4. Správce vyřídí uplatnění práv Subjektu údajů nejpozději do 1 měsíce od doručení. Správce však není oprávněn přístup k údajům poskytnout zejména pokud požadované informace ohrožují soukromí jiných osob nebo jiná oprávněná práva a oprávněné zájmy třetích osob, nebo pokud by náklady na poskytnutí přístupu byly v daném případě nepřiměřené rizikům ohrožujícím soukromí jednotlivce. Správce je oprávněn provést přiměřené úkony k ověření totožnosti Uživatele před provedením jakýchkoli kroků stran práv subjektů údajů.
5. Právo Subjektu údajů na přístup k Osobním údajům zahrnuje dle čl. 15 Nařízení právo získat od správce:
  1. potvrzení, zda Správce zpracovává Osobní údaje;
  2. informace o: účelu zpracování; kategoriích dotčených Osobních údajů; subjektech, kterým Osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny; plánované době zpracování Osobních údajů; existenci práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se Uživatelů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u příslušného dozorového orgánu; veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Uživatelů; skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování; vhodných zárukách při předání údajů mimo Evropskou unii;
  3. kopii Osobních údajů, nebudou-li tím nepříznivě dotčena práva jiných osob.
    V případě opakované žádosti je Správce oprávněn za poskytnutí kopie Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
6. Subjekt údajů má podle čl. 16 Nařízení právo na opravu nepřesných údajů. Je však také povinen oznamovat změny svých Osobních údajů, jakož i poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že Osobní údaje zpracovávané Správcem nejsou přesné. Opravu nepřesností je Správce povinen provést (s ohledem na konkrétní technické možnosti) bez zbytečného odkladu.
7. Subjekt údajů má podle čl. 17 Nařízení má právo na výmaz Osobních údajů, které se jej týkají, ledaže Správce prokáže oprávněné důvody pro zpracování konkrétních Osobních údajů.
8. Subjekt údajů má podle čl. 18 Nařízení právo na omezení zpracování, a to do doby vyřešení podnětu:
  1. bude-li popírat:
    1. přesnost osobních údajů;
    2. důvody jejich zpracování; nebo
  2. podá-li námitku proti jejich zpracování.
9. Podle čl. 19 Nařízení má Subjekt údajů právo na oznámení v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování Osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, informuje Provozovatel jednotlivé příjemce. To neplatí, bude-li to nemožné nebo vyžaduje-li to nepřiměřené úsilí.
10. Podle čl. 20 Nařízení má Subjekt údajů právo na přenositelnost Osobních údajů, které se jej týkají a které poskytl Správci, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, jakož i právo požádat o předání takových Osobních údajů jinému Správci, a to za následujících podmínek:
  1. Poskytne-li Subjekt údajů v souvislosti se smluvními povinnostmi Správce nebo na základě souhlasu Osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo získat tyto údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu;
  2. Bude-li to technicky proveditelné, může Správce tyto Osobní údaje předat i Správci, jehož Subjekt údajů určí. To však platí jen bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného Správce a bude-li možné tuto osobu autorizovat;
  3. Pokud by však výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, není možné požadavku Subjektu údajů vyhovět.
11. Podle čl. 21 Nařízení má Subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho Osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu. Neprokáže-li Správce, že existuje závažný, oprávněný důvod pro zpracování převažující nad zájmy, právy nebo svobodami Subjektu údajů, ukončí na základě námitky zpracování Osobních údajů, a to bez zbytečného odkladu.
12. Je-li námitka podána proti zpracování souvisejícímu s přímým marketingem, Správce ukončí zpracování bez zbytečného odkladu.
13. Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. Odvolání souhlasu musí být učiněno výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle.
14. Subjekt údajů má právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování (tzv. automatizovaného individuálního rozhodování), včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Správce neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro Subjekt údajů.
Závěrečná ustanovení
1. Tyto Zásady mohou být změněny pouze písemnou formou. O změně budou uživatelé informování prostřednictvím Webových stránek.
2. Pro jakékoliv dotazy týkající se rozsahu zpracování osobních údajů se Uživatelé mohou obrátit na e-mailovou adresu Provozovatele info@hideout.cz
3. Uživatel má právo podat podnět nebo stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/).
4. Tyto Zásady jsou dostupné na Webových stránkách a nabývají účinnosti dne 1.9.2024.